Citación
Es una comunicación mediante la cual una empresa representada por el gerente o director convoca a reunión a un grupo de personas, con el propósito de entregarles información o tomar acuerdos acerca de asuntos que le interesan a los citados.
Estructura:
-membrete
-Palabra CITACION
-Clase de reunión (ordinaria-extraordinaria-especial)
-Personas citadas
-Fecha, hora y lugar
-Tipo de citación (primera, segunda o única citación)
-Tabla (materias que se trataran en la sesión)
-Lugar y fecha de emisión
-Nombre y cargo de quien cita reunión
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CircularEs una comunicación emitida con la máxima autoridad de una empresa que tiene como propósito enviar información o comunicar normas a todo o parte del personal de la entidad. Para que el mensaje no se distorsione y llegue a todos los destinatarios en forma completa, es necesario que la circular sea emitida en varias copias.
La estructura es la siguiente:
-Membrete que corresponde al nombre de la empresa, departamento o sección.
-CIRCULAR y número
-información, orden o nomina que se adjunta
-Recomendación o solicitud
-Lugar y fecha de emisión
-Nombre, cargo y firma de la autoridad que envía la circular
-Iniciales de responsabilidad
-Datos del destinatario
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Memorándum
Es un documento rápido e inmediato de uso interno de la empresa. En el se indica la información precisa que se requiere comunicar, careciendo de frases innecesarias.
Su esquema es el siguiente:
-membrete: razón social de la empresa y sección
-iniciales de responsabilidad
-palabra MEMORANDUM y numero
-fecha en números al margen derecho
-Preposición DE
-preposición A
-Referencia (REF)
-mensaje o cuerpo
-nombre, cargo y firma del emisor
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Informe
Es un documento emitido por un funcionario o técnico de una empresa y dirigido a su jerarquía superior.
El informe contiene una relación detallada y veraz de los hechos o materias, interpretadas imparcial y objetivamente.
También incluye la opinión unánime y justa del redactor por la capacidad y conocimiento que este tiene.
Estructura:
-membrete
-palabra INFORME y numero
-lugar y fecha de emisión
-referencia
-vocativo
-introducción (se indica el motivo del informe)
-texto de la información constituida en párrafos enumerados
-conclusiones
-sugerencias
-frase final de despedida
-nombre, cargo y firma del informante
-iniciales de responsabilidad
- incluso tales como gráficos, fotografías, esquemas, etc. (si los hubiere)
